Pytanie:

Myślę w chwili obecnej o założeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Chciałbym świadczyć usługi marketingowe, w tym w zakresie marketingu internetowego. Wiem że każda firma musi mieć swoją siedzibę ale nie chciałbym żeby siedziba mojej firmy była w domu. Dostałem ofertę od tzw. wirtualnego biura, które mógłby wskazać jako adres mojej działalności. Umowa byłaby na wynajęcie dla mnie powierzchni jakichś 5m2, z obsługą przyjmowania korespondencji. Dla moich potrzeb byłoby to jak najbardziej wystarczające bo przecież i tak całą pracę będę realizował zdalnie, u klientów bądź też w innych miejscach.

Czy warto skorzystać z takiego wirtualnego biura na siedzibę własnej firmy?

Odpowiedź:

Generalnie korzystanie z tzw. wirtualnego biura było dotychczas bardzo popularne. Wirtualne biuro umożliwia przecież ograniczanie istotne kosztów działalności, a kwestia wydatków przy rozpoczęciu działalności jest bardzo istotne.

Teoretycznie zatem zawarcie umowy na korzystanie z wirtualnego biura nie powinno być problematyczne. Zaznaczyć jednak trzeba, że przedsiębiorcy korzystający z wirtualnego biura mogą mieć problemy z uzyskaniem rejestracji w zakresie podatku od towarów i usług.

Od jakiegoś czasu organy podatkowe odmawiają rejestracji w zakresie podatku VAT. Powołują się przy tym na okoliczność, że:

  • Adres siedziby podatnika musi być adresem faktycznego miejsca, w którym funkcjonuje zarząd przedsiębiorstwa i zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego nim zarządzania.
  • Adres taki musi zawierać nazwę miejscowości, ulicy, numer budynku oraz lokalu, który to lokal musi spełniać warunki dla funkcjonowania zarządu oraz zarządzania przedsiębiorstwem podatnika.
  • Nadto NSA uznał, że „adres siedziby” dla celów VAT nie może stanowić adresu udostępnianego wielu podmiotom w celu umożliwienia rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli podmioty te nie wykonują w ww. lokalu faktycznie żadnej działalności, w tym funkcji zarządu.

Ostatnio w tym temacie tj. w temacie wirtualnego biura wypowiedział się WSA w Rzeszowie w wyroku z dnia 29 sierpnia 2017 r., sygn. akt I SA/Rz 408/17. Opierając się m.in. na przepisach unijnych stwierdzono, że:

„W orzecznictwie sądowym podkreśla się wagę i znaczenie wskazania w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT siedziby podatnika i adresu prowadzonej działalności (zob. m. in. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 sierpnia 2015 r. sygn. I FSK 112/15). Nie mogą one mieć charakteru wirtualnego (nierzeczywistego) biura, lecz muszą faktycznie umożliwiać podejmowanie centralnych decyzji zarządzających organowi wykonawczemu danego przedsiębiorstwa. Pod adresem takim muszą być faktycznie realizowane funkcje (czynności) związane z prowadzoną działalnością”.

Zaznaczyć jednak trzeba, że każdy przypadek jest szczególny, zatem wskazane jest uzyskanie w każdej poszczególnej sytuacji porady prawnej. Prawnik z pewnością wskaże czy w danym konkretnym przypadku można czy tez w ogóle nie można posiadać siedziby w tzw. wirtualnym biurze.